Для беспрепятственного распоряжения недвижимостью каждый собственник должен иметь на руках соответствующие документы. В первую очередь, это правоустанавливающие документы, т.е. документы, на основании которых зарегистрировано право собственности на тот или иной объект недвижимости.  Бывают случаи, когда вследствие каких-либо чрезвычайных ситуаций, например, после пожара или затопления в помещении, правоустанавливающие документы приходят в абсолютную негодность. Получить копии утраченных документов можно, обратившись в архив.

Руководитель Управления Росреестра по Тверской области Николай Фролов: «В настоящее время полномочия по ведению архивов правоустанавливающих документов в Тверской области переданы Управлением Росреестра по Тверской области региональному филиалу Публично-правовой компании «Роскадастр». Архив реестровых дел включает в себя правоустанавливающие документы, кадастровые дела объектов недвижимости и сведения из Государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства (ГФДЗ). Всего в архиве содержится свыше 3 млн. документов. Это колоссальный объем бумажных документов, по занимаемой площади равный примерно 1/5 Красной площади в Москве». 

Существует несколько способов получения правоустанавливающих документов из архива. Во-первых, собственники объектов недвижимости могут подать запрос о предоставлении копий документов, содержащихся в реестровых делах, обратившись в ближайший офис многофункционального центра. Данная услуга предоставляется по экстерриториальному принципу, т.е. собственник может находиться в Твери, а запросить копии документов на объект недвижимости, расположенный, например, в Ярославле. Также получение документов возможно в электронном виде при обращении через «Личный кабинет» на официальном сайте Росреестра или портал Госуслуг.

Директор филиала ППК «Роскадастр» по Тверской области Александр Щерба: «При обращении через портал Госуслуг в строке поиска в личном кабинете пользователя достаточно набрать «Получить копию документа из ЕГРН» и заполнить предложенную форму запроса на недвижимое имущество.  Копия документа с электронной подписью Росреестра придёт в личный кабинет в течение трёх рабочих дней после оплаты».

Что же касается материалов ГФДЗ, то большей частью они востребованы при проведении кадастровых работ, описании территориальных зон и границ населенных пунктов, а также при формировании земельных участков или перераспределении земель. Поэтому подобные сведения зачастую запрашиваются заинтересованными лицами, среди которых представители государственных органов и кадастровые инженеры.

Директор Ассоциации «Национальное объединение саморегулируемых организаций кадастровых инженеров» Ольга Федорова: «При качественном выполнении кадастровых работ специалистам не обойтись без использования сведений Государственного фонда данных. В настоящее время распространена практика получения документов из архивов ГФДЗ в рамках электронного взаимодействия: необходимую документацию кадастровые инженеры запрашивают в тверском филиале Роскадастра по электронной почте  gfdz@69.kadastr.ru. Все запрашиваемые материалы они получают в цвете и хорошем качестве, причем в более короткий срок, чем при обращении «на бумаге».